Innsend erindi teljast fyrirliggjandi gögn óháð því hvort borgarfulltrúar hafi séð þau eða ekki

Úrskurð­ar­nefnd um upp­lýs­inga­mál (ÚNU) telur að ákvörðun Reykja­vík­ur­borgar frá því í lok nóv­em­ber, um að synja Kjarn­anum um afhend­ingu á öllum athuga­semdum og umsögnum sem þá höfðu borist við breyt­ingar á aðal­skipu­lagi Reykja­víkur, hafi verið haldin svo veru­legum ann­mörkum að ekki sé annað unnt en að fella hana úr gildi.

Úrskurður nefnd­ar­innar um þetta var kveð­inn upp 30. mars. Reykja­vík­ur­borg var falið að taka beiðni blaða­manns aftur til með­ferðar, en það skiptir reyndar litlu máli, þar sem borgin birti umbeðin gögn opin­ber­lega fyrir all­nokkru síðan og benti blaða­manni á það.

Úrskurður nefnd­ar­innar stað­festi hins vegar þann skiln­ing Kjarnans að Reykja­vík­ur­borg hefði ekki fært fram hald­bær rök fyrir því að synja blaða­manni um afhend­ingu gagn­anna, sem óskað var eftir á grund­velli upp­lýs­inga­laga. ÚNU taldi raunar að borgin hefði ekki metið gögnin á grund­velli upp­lýs­inga­laga.[links]

Synjun borg­ar­innar byggði meðal ann­ars á því að inn­sendu erindin, þar sem fram komu athuga­semdir íbúa, félaga­sam­taka og fyr­ir­tækja um breyt­ingar á borg­ar­skipu­lag­inu, ætti að kynna kjörnum full­trúum áður en þau væru afhent almenn­ingi.

Þessi erindi vildi blaða­maður fá í hendur til þess að geta haft tíma til þess að kynna sér við­horf fólks, fyr­ir­tækja og hags­muna­sam­taka til þeirra mark­verðu breyt­inga á aðal­skipu­lagi sem verið var að kynna, en ákveðin hags­muna­sam­tök og íbúa­sam­tök höfðu þegar komið umsögnum sínum á fram­færi við fjöl­miðla.

Borgin hélt því hins vegar fram að umbeðin erindi teld­ust ekki afhent sveit­ar­fé­lag­inu fyrr en að liðnum umsagn­ar­fresti og þegar kjörnir full­trúar hefðu fengið tæki­færi til að kynna sér þau. Þá fyrst væru þau „skjöluð“ í kerfum borg­ar­innar og þá fyrst mætti telja þau fyr­ir­liggj­andi.

Úrskurð­ar­nefndin telur það hins vegar „engum vafa und­ir­orpið að athuga­semdir við drög að breyt­ingu á aðal­skipu­lagi Reykja­vík­ur­borgar telj­ist fyr­ir­liggj­andi þegar þær hafa borist sveit­ar­fé­lag­inu burt­séð frá því hvort þær hafi hlotið form­lega umfjöllun kjör­inna full­trúa á fundi eða þeir haft tæki­færi til að kynna sér þau,“ og féllst úrskurð­ar­nefndin því ekki á þá afstöðu Reykja­vík­ur­borgar að gögnin hefðu ekki talist fyr­ir­liggj­andi í skiln­ingi upp­lýs­inga­laga.

Mál skal skrá á kerfisbundinn hátt

Einnig virð­ist úrskurð­ar­nefndin setja spurn­inga­merki við það hvort þessi með­ferð Reykja­vík­ur­borgar á inn­sendum erindum, eins og henni var lýst af hálfu borg­ar­innar, sé rétt sam­kvæmt lögum um opin­ber skjala­söfn, en í þeim lögum segir m.a. að skylt sé að skrá mál sem koma til með­ferðar á kerf­is­bund­inn hátt og varð­veita máls­gögn.

[adspot]

„Það fellur hins vegar utan valds­viðs úrskurð­ar­nefnd­ar­innar að hafa eft­ir­lit með fram­kvæmd afhend­ing­ar­skyldra aðila á lögum um opin­ber skjala­söfn og reglum sem settar eru á grund­velli þeirra en það er hlut­verk Þjóð­skjala­safns Íslands, sbr. 4. tölul. 13. gr. lag­anna,“ segir í úrskurði ÚNU.

Reykjavíkurborg fer yfir málið

Blaða­maður beindi fyr­ir­spurn til borg­ar­innar eftir að hafa fengið úrskurð­inn í hendur og spurði hvort úrskurður ÚNU myndi breyta því hvernig unnið væri úr inn­sendum erindum um skipu­lags­mál hjá Reykja­víkur og hvort aðgangi almenn­ings að þessum erindum yrði breytt með ein­hverjum hætti.

„Þar sem þér voru afhent þau gögn sem þú baðst um í des­em­ber kallar úrskurður nefnd­ar­innar ekki á nein frek­ari við­brögð af okkar hálfu á þess­ari stundu,“ sagði í svari við fyr­ir­spurn­inni frá Glóeyju Helgu­dóttur Finns­dóttur, skrif­stofu­stjóra á umhverfis- og skipu­lags­sviði Reykja­vík­ur­borgar.

„Ég á eftir að fara betur yfir úrskurð­inn og skoða hvort eða að hvaða leyti hann hefur áhrif á fram­tíðar afgreiðslu mála hjá okkur,“ segir Glóey einnig. Sömu­leiðis tók hún fram, varð­andi skjölun gagna, að gögn væru vistuð í sam­ræmi við gild­andi lög og reglur.