Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar telur að kostnaðareftirliti hafi verið ábótavant við endurgerð bragga og samliggjandi húsa við Nauthólsveg 100 auk þess sem sveitarstjórnarlögum, innkaupareglum, starfslýsingum og verkferlum hafi ekki verið fylgt til hlítar. 

Þetta kemur fram í margboðaðri skýrslu sem kynnt var í borgarráði í morgun. Fram kemur að margt hafi farið úrskeiðis í málinu sem kalli á viðbrögð til að tryggja að slík mistök endurtaki sig ekki. Niðurstöður hennar eru dregnar saman með eftirfarandi hætti:

•      Í skýrslunni kemur fram að frumkostnaðaráætlun fyrir Nauthólsveg 100 hafi verið gerð sumarið 2015. Matið hafi verið byggt á lauslegri ástandsskoðun, eins og almennt er gerð þegar frumkostnaðaráætlanir eru gerðar. Þegar útfærsla og hönnun lá fyrir hefði átt að gera kostnaðaráætlanir I og II samkvæmt reglum um mannvirkjagerð. Það var ekki gert í þessu tilviki. Mikillar óvissu gætir í endurbyggingu gamalla húsa og í því ljósi hefði þurft að nota meiri tíma til að undirbúa verkið og gera kostnaðaráætlanir miðað við þær. Lagt var upp með lágstemmda hugmynd um stúdentabragga með kaffiaðstöðu sem þróaðist í fullbúinn veitingastað og sérhannaða lóð með mun meiri kostnaði en gert var ráð fyrir í upphafi.

•      Þá kemur fram að ekki rétt sé að bera frumkostnaðaráætlun upp á 158 m.kr. við raunkostnaðinn sem var 425 m.kr. Þegar frumkostnaðaráætlunin var gerð lá ekki fyrir sú útfærsla sem nú er á byggingunum. Breytingar á upphaflegum hugmyndum eru metnar á 94 m.kr. kostnaður vegna verndunarsjónarmiða 71 m.kr. og síðan 21 m.kr. vegna hreinsunar út úr húsunum og umsýslukostnaðar innan borgarkerfisins. Frumkostnaðaráætlunin að viðbættum ofantöldum liðum gerir því samtals 344 m.kr.

•      Samningur var gerður við Grunnstoð, dótturfélag Háskólans í Reykjavík, um leigu á fasteignunum. Samningurinn er skýr og tekur á öllum nauðsynlegum atriðum, en í honum er kveðið á um afhendingu húsnæðisins tæpu ári eftir undirritun. Innheimta húsaleigu hófst í júlí 2018 og er hún í samræmi við samninginn eða 670.125 kr. á mánuði. Við afgreiðslu málsins í borgarráði var leigufjárhæð samþykkt og gert ráð fyrir því að meðgjöf borgarinnar með samningnum yrði 41 m.kr. á 40 ára leigutíma. Miðað við þær forsendur sem skrifstofa eigna og atvinnuþróunar gaf sér 2015 og raunkostnað framkvæmdanna verður meðgjöf Reykjavíkurborgar til Háskólans í Reykjavík/Grunnstoðar 257 m.kr. en leigugreiðslur þyrftu að vera um 1.697 þús. kr. á mánuði til að núvirði verkefnisins verði jákvætt.

•      Engir skriflegir samningar voru gerðir varðandi verkefnið, að undanskildum leigusamningi við Háskólann í Reykjavík.. Ekki var sóst eftir ráðgjöf innkaupadeildar og ekki var farið að innkaupareglum borgarinnar. Lög um opinber innkaup voru hinsvegar ekki brotin. Verktakar og aðrir sem unnu verkið voru almennt ráðnir af því þeir voru kunnugir þeim sem stóðu að framkvæmdunum. Ekki var farið í innkaupaferli né leitað undanþága frá innkauparáði varðandi það.

•      Einn af arkitektum breytinganna var ráðinn sem verkefnisstjóri á byggingarstað en það er ekki talið heppilegt með tilliti til hagsmunaárekstra. Meðal hlutverka arkitektsins var að hafa eftirlit með verktökum og staðfesta reikninga þeirra en þar sem viðvera hennar á byggingarstað var takmörkuð er óvíst að eftirlitið hafi verið jafnmikið og það hefði þurft að vera. Verkefnisstjóri á skrifstofu eigna og atvinnuþróunar virðist hafa haft lítið eftirlit með framkvæmdunum sem hann þó bar ábyrgð á gagnvart sínum yfirmanni.

•      Farið var fram úr samþykktum fjárheimildum og þess var ekki gætt að sækja um viðbótarfjármagn áður en stofnað var til kostnaðar en það er brot á sveitarstjórnarlögum og reglum borgarinnar. Heildarkostnaður nú í desember er kominn í 425 m.kr. en úthlutað hefur verið heimildum að fjárhæð 352 m.kr. Svo virðist sem hvergi hafi verið fylgst með því að verkefnið væri innan fjárheimilda.

•      Upplýsingar til borgarráðs voru ekki ásættanlegar en dæmi eru um að villandi og jafnvel rangar upplýsingar varðandi verkefnið hafi farið til borgarráðs. Auk þess var borgarráð ekki nægilega upplýst um framvindu mála. Óásættanlegt er að upplýsingagjöf til borgarráðs sé þannig háttað því ráðið byggir ákvarðanir sínar á upplýsingum.

•      Upplýsingastreymi vegna verkefnisins var ófullnægjandi á allflestum stigum. Verkefnisstjóri skrifstofu eigna og atvinnuþróunar virðist ekki hafa upplýst sinn yfirmann um stöðu mála. Þeim ber þó ekki saman um það atriði og sama máli gegnir um ákvarðanatöku í tengslum við verkefnið. Þá er bent á að fyrrverandi skrifstofustjóri skrifstofu eigna og atvinnuþróunar hafi ekki sinnt stjórnendaábyrgð með því að fylgjast með verkefnum skrifstofunnar og upplýsa sína yfirmenn svo og borgarráð. Svo virðist vera sem verkefnið hafi einhvern veginn „gleymst“ og „týnst“ meðal stærri og meira áberandi verkefna.

•      Farið var að reglum varðandi samþykkt kostnaðarreikninga hvað varðar fjölda samþykkjenda svo og fjárhæðarmörk vegna þriðja og fjórða samþykkjanda. Samþykkjendur virðast þó ekki hafa fylgst með því hvort útgjöld væru innan fjárheimilda.

•      Eftirlit með verkefninu var að flestu leyti ófullnægjandi og svo virðist sem verkefnið hafi lifað sjálfstæðu lífi án aðkomu annarra en þess þrönga hóps sem annaðist það. Þá var skjölun vegna verkefnisins ófullnægjandi, nánast engin skjöl um það fundust í skjalavörslukerfi borgarinnar og það er brot á lögum um opinber skjalasöfn svo og skjalastefnu borgarinnar.

•      Við framkvæmdirnar að Nauthólsvegi 100 var ekki farið eftir reglum og samþykktarferli vegna mannvirkjagerðar og ákvæðum þjónustusamnings milli skrifstofu eigna og atvinnuþróunar og umhverfis- og skipulagssviðs þar sem segir að umhverfis- og skipulagssvið skuli annast verklegar framkvæmdir.

•      Samkvæmt skipuriti er borgarritari næsti yfirmaður skrifstofu eigna og atvinnuþróunar en þó hafa mál skrifstofunnar ekki verið á hans borði heldur farið beint til borgarstjóra og því hefur ekki verið unnið samkvæmt réttri umboðskeðju. Mikil samskipti hafa verið milli fyrrum skrifstofustjóra og borgarstjóra allt frá stofnun skrifstofu eigna og atvinnuþróunar, en þeim ber saman um að borgarstjóra hafi ekki verið kunnugt um framvindu framkvæmda að Nauthólsvegi 100. Engar skriflegar heimildir liggja fyrir um upplýsingagjöf frá skrifstofu eigna og atvinnuþróunar til borgarstjóra varðandi framkvæmdirnar.

•      Samstarf var haft við Borgarsögusafn og Minjastofnun við framkvæmdirnar en þessar stofnanir gerðu ekki kröfu um að húsin yrðu varðveitt óbreytt, enda eru þau hverfisvernduð í deiliskipulagi en ekki friðuð í skilningi laga. Í uppbyggingunni var haldið fast í eldra útlit að sumu leyti, en að öðru leyti ekki, að því er virðist eftir hugmyndum arkitekta.

•      Á árinu 2015 gerði Innri endurskoðun úttekt á skrifstofu eigna og atvinnuþróunar og skilaði skýrslu þar sem settar voru fram ábendingar um atriði sem betur mættu fara. Enn hafa ekki verið gerðar fullnægjandi úrbætur vegna ábendinganna. Innri endurskoðun telur að ef úrbætur hefðu verið gerðar og verklag lagfært í samræmi við ábendingarnar hefði verkefnið að Nauthólsvegi 100 ekki farið í þann farveg sem það gerði.

•      Þá kemur fram að hugmyndin um nýsköpunar- og frumkvöðlasetur að Nauthólsvegi 100 er í samræmi við atvinnustefnu Reykjavíkurborgar sem meðal annars leggur áherslu á uppbyggingu nýsköpunarsetra svo og gildandi deiliskipulag sem gerir ráð fyrir veitingarekstri að Nauthólsvegi 100. Reykjavíkurborg og Háskólinn í Reykjavík hafa undanfarin ár átt samvinnu um uppbyggingu á svæðinu og frumkvöðlasetrið er í samræmi við það.