Endurskoðunarfyrirtækið KPMG gerir alvarlegar athugasemdir við það hvernig fjármunum Blaðamannafélags Íslands (BÍ) var ráðstafað á árunum 2014 til 2023. Í skýrslu fyrirtækisins er vakin athygli á að þáverandi framkvæmdastjóri BÍ, sem ennfremur var formaður félagsins um margra ára skeið, hafi stofnað til kostnaðar upp á milljónir króna án samþykkis stjórnar. Hann hafnar því hins vegar að nokkuð óeðlilegt hafi átt sér stað í fjárreiðum félagsins undir hans stjórn. Endurskoðunarfyrirtækið sem hefur endurskoðað ársreikninga BÍ í yfir áratug sagði sig frá verkefninu skömmu fyrir aðalfund og bar við orðsporsáhættu fyrir sig.

Greiðslur umfram launakjör

„Það er skortur á aðgreiningu starfa hjá félaginu. Án aðgreiningar starfa er hætta á að misferli og villur uppgötvist ekki.“ Þetta er kjarninn í ábendingum KPMG sem koma fram í skýrslu til stjórnar BÍ og annarra stjórnenda félagsins sem var kynnt á aðalfundi félagsins sem fram fór á þriðjudagskvöld. „Hætta á misferli og villur uppgötvist ekki ef greiðsla og samþykki reikninga er á sömu hendi,“ segir ennfremur í skýrslunni. Hjálmar Jónsson var bæði formaður og framkvæmdastjóri félagsins á árunum 2010-2021.

Meðal þess sem fram kom við kynningu á skýrslunni var að við skoðun á færslum á árunum 2014-2023 „kom í ljós að stofnað hefur verið til kostnaðar sem ekki ber með sér að snúi að rekstri félagsins.“ Þá eru nefnd dæmi um að framkvæmdastjóri hafi árið 2018 hafi að greiða sér ökutækjastyrk umfram það sem samið var um í launakjörum, ásamt greiðslu á dagpeningum. Kostnaðurinn er sagður tengjast ferðum hans vegna orlofshúsa og funda. Alls voru greiddar 3,2 milljónir króna á árunum 2018-2023 vegna þessa. Einnig voru greiðslur til tengdra aðila vegna aksturs og þrifa að fjárhæð 1,6 milljón króna á þessum tíma. „Þar sem um greiðslur er að ræða til framkvæmdastjóra og tengdra aðila, þá hefði átt að leita samþykkis stjórnar til samræmis við innra eftirlit,“ segir í skýrslu KPMG.

Alls tæpar 9,2 milljónir í fyrirframgreidd laun

Þar kemur einnig fram að framkvæmdastjóri hafi millifært á sjálfan sig tæpar 9,2 milljónir króna á 7 árum og „lét færa í bókhaldi sem fyrirfram greidd laun. Greiðslurnar koma ekki fram á launaseðlum hjá framkvæmdastjóra þannig að ekki er hægt að rekja í bókhaldi að greiðslurnar tengist fyrirfram greiddum launum. Greiðslurnar voru frá 100 þús kr. til 1,5 m.kr. í hvert sinn og ekki endurgreiddar fyrr en allt að sex mánuðum liðnum. Alls er um að ræða 28 millifærslur.

FjölmenniTroðufullur salur var á aðalfundinum í vikunni.

Mynd: Golli

Endurgreiðslurnar fóru ekki í gegnum launakerfi heldur voru millifærðar til félagsins, eins og um endurgreiðslu á láni væri að ræða. Framkvæmdastjóri hefur ekki heimild til að ákveða sjálfur að greiða sér fyrirfram greidd laun né aðrar lánveitingar og hefði átt að leita til stjórnar fyrir samþykki,“ segir í skýrslunni. 

Þar er vakin athygli að samkvæmt lögum um bókhald beri félaginu að vera með innra eftirlit sem virðist ekki hafa verið til staðar en í lögunum segir: „Jafnframt skal skipulag og stjórnun bókhaldsins við það miðuð að tryggja vörslu bókhaldsgagna og eðlilegt innra eftirlit. Með innra eftirliti er m.a. átt við verklagsreglur þar sem kveðið er á um meðferð skjala og ábyrgðar- og verkaskiptingu og haft er að markmiði að tryggja áreiðanlegt bókhald, örugga meðferð og vörslu fjármuna og að ekki hljótist tjón af villum, mistökum eða misnotkun.“

Átta símar og tíu tölvur

Samkvæmt skýrslu KPMG kom í ljós við skoðun á bókhaldi félagsins að verið væri að gjaldfæra ýmsan kostnað vegna viðhalds og rekstrar sameignar félagsins og orlofshúsa. Þar er gerð athugasemd við að BÍ haldi ekki eignaskrá og því sé ekki hægt að sjá hvaða eignir félagið eigi í dag og hvað sé í notkun, það er eignir, tæki eða annar búnaður. 

Meðal þess sem hefur verið gjaldfært er kostnaður upp á 1,2 milljónir króna vegna kaupa á átta símum fyrir framkvæmdastjóra á árunum 2014-2023, níu ára tímabili, og á sama tíma hafi verið fjárfest í tíu tölvum fyrir 2,4 milljónir króna fyrir framkvæmdastjóra. Fyrr á þessu ári, eftir að Hjálmari var sagt upp störfum, endurgreiddi hann 505 þúsund krónur þegar stjórn félagsins óskaði eftir því að tölvu væri skilað. KPMG gerir við þessa liði athugasemd um að þar sem um kostnað sé að ræða vegna framkvæmdastjóra hefið hann átt að leita samþykkis stjórnar vegna hans til samræmis við innra eftirlit. 

Í samræmi við kjarasamning hafi framkvæmdastjóri átt að fá 23 þúsund krónur á mánuði í svokallað fjölmiðlastyrki en greiðslurnar hafi verið greiddar fyrirfram, einu sinni til tvisvar á ári, og munið 2,9 milljónum króna á árunum 2014-2023. Eitt árið hafi fjölmiðlastyrkur verið oftekinn um 138 þúsund krónur. „Ekki var heimild fyrir þessum fyrirfram greiðslum frá stjórn,“ segir í skýrslu KPMG.

Ritlaunagreiðslur án bæði skýringa og samninga

Skoðaðar voru ýmsar greiðslur vegna ritlauna á tímabilinu. Ekki fundust samningar við alla þá einstaklinga sem fengu greidd ritlaun með skýringum um hvaða vinnu var verið að vinna. KPMG bendir á að hætta sé að félagið sé að greiða kostnað sem snýr ekki að rekstri félagsins eða vanti þjónustusamning, og kemur með ábendingu til úrbóta: „Allir samningar um þjónustu, ritlaun og það sem skuldbindur félagið eiga vera samþykktir af framkvæmdastjóra og stjórn og tiltækir á skrifstofu félagsins.“

Hvað greiðslur styrkja varðar segir að samkvæmt starfsreglum sjóða eigi styrkir að vera samþykktir af stjórn fyrir útborgun nema þeir styrkir sem heyra undir reglugerð sjóða, þá megi afgreiða af starfsmönnum skrifstofu. 

Í kafla um styrki segir: „Skerpt verði á starfsreglum í kringum úthlutanir og þær skýrðar fyrir félagsmönnum, t.d. á heimasíðu félagsins. Ef um almenna styrki sem samræmast úthlutunarreglum, þá sé viðhöfð aðgreining starfa og staðfest að viðkomandi félagsmaður hafi rétt á styrk. námu 13,2 m.kr. á tímabilinu sem var skoðað, af þeim var ekki samþykki fyrir 3,2 m.kr. Verkefnastyrkir námu 7 m.kr. á sama tíma og ekki var samþykki fyrir 1 m.kr. Sérstakir styrkir vegna mikilla heilbrigðisútgjalda námu 6,7 m.kr. og ekki var samþykki fyrir 3,6 m.kr. Samtals 7,8 m.kr. voru greiddar án samþykkis viðkomandi stjórna,“ segir í skýrslunni.

Talar um „svokallaða skýrslu“

Í umfjöllun um rekstrarkostnað segir að í samantekt frá óháðum bókara séu teknar saman færslur þar sem verið er að borga fyrir veitingar og ferðir fyrir lífeyrisþega sem tengist ekki almennum rekstri félagsins. Í skýrslu KPMG kemur fram: „Ekki koma fram skýringar af hverju BÍ stofnaði til þessa kostnaðar og ekki fannst heimild frá stjórn fyrir þessum kostnaði. Félagið hefur greitt 7,6 m.kr. á árunum 2014-2023 í föstudagskaffi, vorferð og jólaboð fyrir “föstudagshóp” sem eru lífeyrisþegar. Kostnaður vegna þessa tengist ekki beint starfsemi félagsins og ekki var hægt að finna samþykki stjórnar fyrir þessum kostnaði.“

Inntur viðbragða vegna þess sem fram kemur í skýrslunni segir Hjálmar: „Það er ekki í boði annað en að fylgja samvisku sinni og bregðast við þegar virðing Blaðamannafélags Íslands er annars vegar. Í því ljósi ber að skoða svokallaða skýrslu sem var munnlega kynnt á aðalfundi BÍ í vikunni og tekur til síðastliðinna tíu ára. Ég hef ekki getað kynnt mér efni skýrslunnar að öðru leyti en sem hver annar þátttakandi á aðalfundi félagsins og á engum tímapunkti var leitað til mín um skýringar eða áherslur þrátt fyrir 35 ára reynslu mína af rekstri félagsins. Til þess eru refirnir skornir! Það er eflaust hægt að setja hluti í undarlegt samhengi með því að taka saman samtölur yfir tiltekin valin útgjöld í 10 ár samanlagt, en ég fullyrði að öll þessi útgjöld eiga sér eðlilegar skýringar.“

Efni skýrslunnar var kynnt með glærum á aðalfundinum en var ekki dreift til félagsfólks.

Ákveðið að skoða tiltekna bókhaldslykla

Stjórn BÍ samþykkti á fundi í janúar að láta fara í skoðun á fjárreiðum félagsins þrjú ár aftur í tímann „vegna þess hversu illa hafi gengið fyrir stjórn að fá upplýsingar úr bókhaldi félagsins frá þáverandi framkvæmdastjóra,“ segir Sigríður Dögg Auðunsdóttir, formaður BÍ. „Við fengum óháðan bókara til að gera það og hún kom með ráðgjöf um að hún teldi rétt að fara lengra aftur í tímann. Þá ákvað stjórn að skoða ýmsa bókhaldslykla tíu ár aftur í tímann samkvæmt ráðleggingu þessa óháða bókara og við fengum þær niðurstöður með þeim ráðleggingum að láta endurskoðunarfyrirtæki fara yfir það og vinna úr þeim niðurstöðum skýrslu, og það var sumsé skýrslan sem var lögð fyrir aðalfund í fyrradag,“ segir hún. 

Á árunum 2014 til 2023 sem voru árin sem voru skoðuð, var framkvæmdastjóri með millifærsluaðgang og samþykkti einnig reikninga í bókhaldi félagsins, að undanskildum styrkjum sem voru samþykktir af stjórnum hvers sjóðs eða greiddir samkvæmt reglugerðum sjóða. Í ábendingum vegna þessa frá KPMG segir: „Bókhald, samþykki reikninga greiðsla á reikningum sé ekki á sömu hendi hjá BÍ. Að komið verði á viðeigandi innra eftirliti með bókhaldi og fjárreiðum félagsins.“

Áður neitað að veita upplýsingar um fjárrreiður

Hjálmari var sagt upp sem framkvæmdastjóra BÍ í janúar en hann hefur starfað með einum eða öðrum hætti fyrir félagið síðan 1989. Hann hefur verið framkvæmdastjóri þess síðan árið 2003 en var bæði framkvæmdastjóri og formaður félagsins á árunum 2010 til 2021.

Miklar deilur urðu í aðdraganda aðalfundar BÍ árið 2010 eftir að stjórn fékk ekki umbeðnar upplýsingar úr bókhaldi félagsins frá framkvæmdastjóranum. Þóra Kristín Ásgeirsdóttir, þáverandi formaður,  sagðist þá hafa bókað sig frá ábyrgð á fjármálum félagsins nokkru fyrir fundinn vegna þess að framkvæmdastjóri hafi ekki viljað afhenda gögn. Þá neitaði hún og hluti stjórnar að undirrita ársreikninga félagsins. Þóra Kristín vildi láta reka Hjálmar út starfi framkvæmdastjóra vegna samstarfsörðugleika og láta fara fram úttekt á rekstri félagsins. Hún hafði ekki meirihluta í stjórn fyrir því að reka Hjálmar.

Þóra Kristín gaf áfram kost á sér sem formaður fyrir aðalfundinn en Hjálmar, sem þá var framkvæmdastjóri, bauð sig fram gegn henni. Skömmu fyrir aðalfundinn dró Þóra Kristín framboð sitt til baka enda lá fyrir að hún þyrfti að starfa með framkvæmdastjóranum áfram og ekki yrði að óbreyttu hægt að framkvæma þær breytingar sem hún vildi ná fram og Hjálmar var því sjálfkjörinn formaður. Þá sögðu sig einnig úr stjórninni Svavar Halldórsson og Sólveig Bergmann.

Á aðalfundinum gaf Hjálmar út að hann myndi láta af störfum sem framkvæmdastjóri í ljósi þess að hann hefði verið kjörinn formaður. Hjálmar starfaði þó áfram sem bæði formaður og framkvæmdastjóri fram til ársins 2021 þegar Hjálmar ákvað að draga sig í hlé sem formaður Sigríður Dögg Auðunsdóttir var kjörin formaður.

Tíu alvarlegar ábendingar

Sigríður Dögg segir að í bréfi KPMG til stjórnar BÍ sé ýmislegt sem betur megi fara þegar kemur að því hvernig fjármunum félagsins hefur verið ráðstafað. „Þar koma tíu alvarlegar ábendingar um atriði sem þau skoðuðu og taka fram að skoðunin var ekki tæmandi, þetta var í raun úttekt á nokkrum bókhaldslyklum og það sem er grunnurinn að þessum ábendingum öllum er í rauninni að samþykki reikninga og greiðsla, þeir sem samþykkja reikninga og greiða þá, hafa til þessa verið ein og sama manneskjan, framkvæmdastjóri, og það gerir það að verkum að það er hætta á að misferli og villur uppgötvist ekki. Það vantar mikið uppá innra eftirlit og innri endurskoðun hjá félaginu. Þetta er eitthvað sem félagið og stjórnin þarf að taka til skoðunar og stjórn í rauninni þegar farin að vinna að úrbótaáætlun,“ segir hún. 

Spurð um þýðingu þess sem fram kemur í skýrslunni, hvort um sé að ræða brot af hálfu fyrrverandi framkvæmdastjóra, segir hún: „Það er algjörlega ljóst að þetta eru vinnubrögð sem eru ekki með þeim hætti sem endurskoðendum þykir eðlilegt og því augljóst að það þarf að koma í veg fyrir að starfsmaður félagsins, stjórnarmenn eða aðrir fulltrúar sem starfa á vegum þess geti komið sér í þær aðstæður þar sem þetta er hægt, og það er hlutverk félagsins og stjórnarinnar núna að koma upp innra eftirliti til þess að tryggja að svona gerist ekki aftur.“

Ný stjórn hafi verið kjörin á aðalfundinum og það sé hennar næsta verkefni að vinna þetta mál áfram. „Hennar fyrsta verk verður að vinna þetta mál áfram eins og í raun aðalfundur óskaði eftir, eða þeir sem mættu á aðalfund, það voru skýr tilmæli til stjórnar þannig að fyrst og fremst munum við nota þetta skjal til þess að bæta alla ferla og vinnubrögð hér innanhúss. Það er ljóst að það hefur verið greitt úr sjóðum félagsins án þess að heimild fyrir greiðslunum hafi legið fyrir. Þarna kemur fram að það eru ýmsar færslur sem að eðlilega hefði verið að stjórn hafi veitt samþykki fyrir en var ekki gert. Þær fundust allavega ekki í fundargerðum stjórnar frá þessum tímabili. Þarna eru tekin dæmi um greiðslur til fyrrverandi framkvæmdastjóra til sjálfs síns sem að virðist ekki hafa verið leitað heimilda fyrir hjá stjórn, og það eru eiginlega sömu ábendingar í flest öllum þessum atriðum, að þegar eru greiðslur eins og þessar, þegar fyrrverandi framkvæmdastjóri er að greiða sjálfum sér þá þarf að liggja fyrir mjög skýrt samþykki stjórnar, eðlilega,“ segir Sigríður Dögg. 

Hætti við eftir að hafa birt drög að ársreikningi

Samkvæmt hefðbundnum aðalfundarstörfum hefði átt að leggja ársreikning BÍ fyrir félagsmenn en það var ekki gert. Sigríður Dögg segir skýringuna þá að endurskoðunarfyrirtækið, DFK endurskoðun sem hefur endurskoðað ársreikninga félagsins í minnst annan áratug, hafi sagt sig frá verkefninu á síðustu stundu vegna orðsporsáhættu. 

Skýrsla stjórnarSigríður Dögg Auðunsdóttir, formaður Blaðamannafélagsins, fór yfir skýrslu stjórnar á aðalfundinum.

Mynd: Golli

„Skrifstofa félagsins var búin að fá send drög að ársreikningi um tíu dögum fyrir aðalfund til yfirferðar, án þess að það væru nokkrar athugasemdir gerðar við ársreikninginn og ekki búið að gera nein úrtök eins og eðlilegt þykir þegar endurskoðun ársreikninga er gerð. Þannig að þegar við fengum ársreikninginn án nokkurra athugasemda og án þess að hafa fengið spurningar frá endurskoðanda um nein atriði í bókhaldi félagsins þá fannst okkur eðlilegt að spyrja endurskoðandann út í það hvort það hefðu ekki komið neinar athugasemdir, hvaða úrtök hefðu verið gerð og hvað hefði komið út úr því. Í framhaldinu óskar hann eftir fundi með mér. Átta dögum fyrir aðalfund hittum við endurskoðandann á fundi, ég og einn annar fulltrúi stjórnar, og þá tilkynnir hann okkur að hann muni ekki undirrita reikninginn með endurskoðunaráritun og ber fyrir sig orðsporsáhættu fyrir fyrirtækið sitt vegna þeirrar umræðu sem hefur verið um fjármál félagsins og skoðunar KPMG sem sé í gangi. Hann gaf engar aðrar skýringar á því þrátt fyrir að við óskuðum eftir að fá þetta skriflegt frá honum þá hefur hann ekki veitt nánari upplýsingar,“ segir hún. 

Aðalfundur BÍ fól stjórn að leita tilboða í endurskoðun ársreikninga félagsins og stefnt er að því að halda framhaldsaðalfund innan tveggja mánaða, eða eins fljótt og auðið er, þar sem lagður verður fram endurskoðaður ársreikningur með nýjum endurskoðanda. 

Þetta mál allt lítur ekki vel út fyrir Blaðamannafélagið. Veldur þetta áhyggjum?

„Já, auðvitað. Við erum náttúrulega félag sem á að vera til fyrirmyndar í öllu sem heitir innra eftirlit. Við erum stétt sem er vön að spyrja erfiðra spurninga og því í rauninni óskiljanlegt að við skyldum ekki hafa passað betur upp á þessa hluti hjá okkur sjálfum. Framkvæmdastjóri félagsins var líka formaður þess frá árinu 2010 og við hefðum átt að sjá að það væri ekki mjög skynsamleg ráðstöfun. En þetta er allavega uppi á borðum og mér heyrist félagsmenn sammála um að þó svo að þetta hafi uppgötvast allt of seint þá er þetta allavega komið til endurskoðunar og allir félagsmenn sammála um að nú þurfum við að gera betur, og að sjálfsögðu vinnum við þetta mál eins og allt sem blaðamannafélagið gerir, af fullum heilindum og með gagnsæi að leiðarljósi og þess vegna einmitt ákváðum við að kynna niðurstöður þessarar skoðunar KPMG fyrir félagsmönnum á aðalfundi því að við teljum að það sé mikilvægt að núna snúum við blaðinu og tryggjum að starfsemi félagsins verði með þeim hætti að allir félagar geti verið stoltir af öllu því sem viðkemur rekstri og starfseminni. Við erum að setja miklu skýrari umgjörð og reglur um allt sem viðkemur rekstrinum og starfseminni, bæði í framhaldi af þessum ábendingum frá KPMG en líka varðandi önnur atriði sem við höfum sjálf uppgötvað eftir að fyrrverandi framkvæmdastjóri fór héðan út og við höfum fengið betra tækifæri til að setja okkur inn í öll atriði sem tengjast starfsemi félagsins og sjóða þeirra,“ segir hún. 

Svar Hjálmars í heild sinni

Þegar Heimildin leitaði viðbragða Hjálmars við skýrslu KPMG og þeim athugasemdum sem þar koma fram óskaði hann að svara skriflega, og að svarið yrði birt óstytt. Það fer hér:

„Kjarni málsins er þessi. Það hefur ævinlega allt verið upp á borðum í rekstri Blaðamannafélags Íslands og aldrei verið neitt óeðlilegt á ferðinni. Allar ákvarðanir í rekstri félagsins hafa farið eftir ákveðnum og þekktum starfsferlum grundvölluðum á ákvörðunum stjórnar félagsins og stjórna einstakra sjóða þess. Allir ársreikningar félagsins hafa verið endurskoðaðir af löggiltum endurskoðendum, yfirfarnir af félagslega kjörnum skoðunarmönnum reikninga félagsins, undirritaðir af stjórn félagsins og stjórna einstakra sjóða þess og samþykktir á aðalfundum, ævinlega án þess að nokkrar athugasemdir hafi komið fram.

Staðreyndin er nefnilega sú að það hefur ævinlega verið gætt að hagkvæmni í rekstri félagsins, enda verður svo að vera í rekstri lítilla stéttarfélaga ef ekki á illa að fara. Ég tók þá hugmyndafræði í arf frá fyrirrennurum mínum í starfi hjá félaginu og sá arfur hefur reynst ómetanlegur. Fyrir vikið hefur rekstur félagsins blómstrað á liðnum árum, þrátt fyrir kreppu á fjölmiðlamarkaði og mikillar fækkunar fjölmiðla á liðnum árum. Það hefur í raun verið ótrúleg farsæld yfir rekstri félagsins, sem endurspeglast í því að eigið fé félagsins hefur tífaldast að raungildi á undanförnum 20 árum, þrátt fyrir að ekkert stéttarfélag sem ég þekki til geri jafn mikið fyrir félagsmenn sína.

Starfslok mín hjá Blaðamannafélaginu báru að með bráðum hætti, eins og kunnugt er. Það er miður en undan því varð ekki vikist. Það er ekki í boði annað en að fylgja samvisku sinni og bregðast við þegar virðing Blaðamannafélags Íslands er annars vegar. Í því ljósi ber að skoða svokallaða skýrslu sem var munnlega kynnt á aðalfundi BÍ í vikunni og tekur til síðastliðinna tíu ára. Ég hef ekki getað kynnt mér efni skýrslunnar að öðru leyti en sem hver annar þátttakandi á aðalfundi félagsins og á engum tímapunkti var leitað til mín um skýringar eða áherslur þrátt fyrir 35 ára reynslu mína af rekstri félagsins. Til þess eru refirnir skornir! Það er eflaust hægt að setja hluti í undarlegt samhengi með því að taka saman samtölur yfir tiltekin valin útgjöld í 10 ár samanlagt, en ég fullyrði að öll þessi útgjöld eiga sér eðlilegar skýringar. Allt bókhald Blaðamannafélagsins síðastliðna hálfa öld er til í geymslum félagsins og því hæg heimatökin að sannreyna það í einstökum atriðum.

Ég er afskaplega stoltur yfir þeim árangri sem náðst hefur í rekstri BÍ á liðnum áratugum. Þar að baki liggur fórnfúst starfa tuga ef ekki hundruða félagsmanna sem ég hef unnið með á liðnum árum. Ég er þakklátur fyrir þann trúnað og traust sem mér hefur verið sýnt í gegnum tíðina og hef reynt að standa undir því. Fyrir vikið eiga blaðamenn öflugan bakhjarl í félaginu sínu. Það skiptir máli vegna mikilvægis sanngjarnrar og heiðarlegrar blaðamennsku fyrir íslenskt samfélag.”

_{Greinarhöfundur er félagi í Blaðamannafélagi Íslands}